İş Akışı Yönetimine İhtiyacınız Olduğuna Dair 3 İşaret
İşiniz büyüdükçe iş akışlarını yönetmek zorlaşabilir ve kendinizi işleri kontrol altına almaya nereden başlayacağınızı düşünürken bulabilirsiniz. Araştırmalarınız sizi çeşitli kaynaklara yönlendirse de; işletmenizin nasıl bir yeniliğe ihtiyacı olduğuna karar vermek her zaman göründüğü kadar kolay olmayabilir.
Eğer;
1) Birbirinin aynı ya da benzer veriler birden fazla sistemde depolanıyorsa;
İşletmenize gelen ya da tarafınızdan gönderilen faturaların birer örneğinin hem finans ve muhasebe departmanlarında, hem faturaya muhatap olan departmanda, hem de arşivde saklanması ya da dokümanların oluşturulma, iletilme, onaylanma ve güncelleme işlemleri sırasında sürekli yeniden kopyalanmaları gibi pratikler tek bir dokümanın işletmenin farklı bölümlerinin kullandığı çok sayıda sistemde yer kaplamasına neden oluyor. Bu tarz uygulamalar doküman yönetimi çözümlerinin günümüzdeki kadar gelişmediği yıllarda işleri kontrol altında tutmanın tek yolu olarak görülseler de, dijital dönüşüm çağında işletmelere gerekli rekabet avantajını sağlama konusunda hantal ve yetersiz kalıyorlar.
Aynı verinin pek çok sistemde birbirinin aynı kopyalar halinde yer alması doğru bilgiye ulaşmayı oldukça zor ve zaman alıcı hale getirdiği gibi; işletmelerin her bölümünde farklı doküman depolama sistemlerinin kullanılması çalışanlar ve departmanlar arası işbirliğini zayıflatarak verimliliği olumsuz yönde etkiliyor.
Yetkili tüm kişilerin ilgili dokümanların sistemde yer alan tek kopyasına ulaşmalarına olanak sağlayan doküman iş akışı çözümleri doğru bilgiyi kolay erişilebilir, dağıtılabilir ve arşivlenebilir kılıyor.
2) İş akışlarınız büyük ölçüde kağıt yoğun süreçlerle işliyorsa;
%100 kağıtsız bir ofis yapısına geçişin mümkün olup olmadığının tartışıldığı günümüzde işletmelerin iş akışlarını mümkün olan en verimli hale getirebilmeleri için kağıt dokümanları tamamen saf dışı bırakmaya çalışmaktansa kağıt ve dijital arasında optimal bir dengeyi sağlamaya odaklanmaları gerekiyor. Kağıt yoğun süreçlerin iş akışının büyük bölümüne hakim olması hem zaman kaybına, hem de yüksek hata oranının başarıyı olumsuz yönde etkilemesine neden oluyor. Bunun yanı sıra kağıt dokümanları depolamanın işletmelere yüklediği depolama maliyetleri zaman içinde ciddi boyutlara ulaşırken dijitalleşmeyen süreçler çevreye verilen zararı artırıyor.
Kağıt dokümanların dijital ortama aktarılmasını, sınıflandırıldıktan sonra ihtiyaç anında kolayca bulunabilmeleri için dizine eklenerek depolanmalarını içeren iş akışı çözümleri kağıt dokümanları tamamen ortadan kaldırmıyor, ancak kullanımlarını büyük ölçüde düşürerek işletmelere sürdürülebilirlik ve maliyet avantajı sağlıyorlar.
3) Sistemleriniz yeni iş ve projelere karşılık vermekte yetersiz kalıyorsa;
İşletmeler için kritik nitelikteki bilgilerin çoğunun eski teknolojiye sahip sistemlerde saklanması, bu bilgilerin yeni iş ve projelerde kullanılmasını imkansız hale getirebilir. Bilgileri iş için ihtiyaç duyulan yeni sistemlere / müşterilerin kullandığı güncel sistemlere entegre etmenin bir yolu bulunabilse de zaman ve maliyet gibi konulardan ötürü işletmeye kazanç getirecek fırsatların kaçırılması olasıdır. Ayrıca kabul edilen yeni iş / projeler, eğer gerekli entegrasyon sağlanamaz ve pek çok sistem arasında manuel yoldan bağlantı kurulmak durumunda kalınırsa, BT departmanını için artan iş yükü anlamına gelir.
